โครงการจัดการสร้างความปลอดภัย ตอนที่ 1
เมื่อวันที่ 24 พฤษภาคม ศกนี้ ผมได้ เข้าร่วมการประชุมสภาหอการค้าประเทศไทย การประชุมคณะกรรมการประเด็นทางการค้า และได้รับการฟังบรรยายสรุปเกี่ยวกับ โครงการ AEO (Authorized Economic Operators) Program จากเจ้าหน้าที่กรมศุลกากร และ ตัวแทนของบริษัทในกลุ่มมินิแบ กล่าวคือ ตั้งแต่นี้ต่อไป กรมศุลกากรแต่ละประเทศ จะร่วมกันป้องกันปัญหาเรื่องการก่อการร้าย โดย ผู้ประกอบการส่งออกที่ต้องการค้าขายกับต่างประเทศ โดยเฉพาะในกลุ่มสหภาพยุโรป ต้องเตรียมแต่งตัว ให้บริษัทของตนให้อยู่ในโครงการนี้ ได้ข่าวมา ทางประเทศในกลุ่มสหภาพยุโรป จะเริ่มบังคับต้นปีหน้า ผมก็ได้ คู่มือการจัดการเพื่อเข้าโครงการนี้ ซึ่งจะมีรายละเอียดซึ่งผมจะนำเสนอ ต่อไปนี้ โดยได้รับการแปลจาก เอกสารกรมศุลกากรประเทศสิงค์โปร แต่ต้องเรียน ให้ทราบว่า สำหรับประเทศไทย มีกรมศุลกากรเป็นเจ้าภาพ เป็นผู้ตรวจและ ออกใบรับรอง AEO ซึ่ง ทางกรมศุลกากรเน้เฉพาะ ผู้ส่งออก ที่เป็นผู้ผลิต ก่อน เป็นสำคัญ
เมื่อปีที่แล้ว ผมได้รับทราบจากลูกค้า ผู้ส่งออกบางคน บอกว่า เขาได้รับ L/C ระบุว่า เขามี ใบรับรอง AEO หรือเปล่า
ถ้ามี สินค้าที่ผู้นำเข้า จะได้รับการออกของได้ รวดเร็ว และ ลดค่าใช้จ่าย ลด ขั้นการตรวจจากเจ้าหน้ากรมศุลกากรปลายทาง
โครงการ AEO program นี้ จัดทำขึ้น โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมให้องค์กรที่เข้าร่วมโครงการรวมถึงธุรกิจที่เก่ี่ยวข้อง ให้ความสำคัญกับการเสริมสร้างความปลอดภัยในการดำเนินธุรกิจของตน ทั้งนี้ องค์กรที่ได้ปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยที่กรมศุลกากรกำหนด จะได้รับสถานภาพเป็นผู้ประกอบการทางเศรษฐกิจที่ได้รับอนุญาต (AEO) โดยจะได้รับสิทธิพิเศษทางศุลกากรในด้านต่างๆ ที่กรมศุลกากรกำหนด
องค์กรที่สนใจเข้าร่วมโครงการจะต้อง
1. ระบบการจัดการรักษาความปลอดภัย (Security Management System)
องค์กรที่เข้าร่วมโครงการจะต้องสร้างระบบจัดการด้านการรักษาความปลอดภัยขึ้น เพื่อความต่อเนื่องของการดำเนินงาน รวมถึงการทบทวนปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ ทั้งนี้ จะต้องจัดทำรายงานสรุประบบการจัดการด้านความปลอดภัยขององค์กร โดยมีรายละเอียดดังนี้
(1) นโยบาย วัตถุประสงค์ และพันธกิจในด้านการรักษาความปลอดภัยขององค์กร
(2) ขั้นตอนการปฏิบัติงานและการสื่อสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัย ทั้งจากองค์กรไปยังพนักงานและผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง และจากกลุ่มบุคคลดังกล่าวมายังหน่วยงาน
(3) กระบวนการในการตรวจสอบ ทบทวน และปรับปรุงมาตรการในการรักษาความปลอดภัยเป็นระยะ ตามแต่ที่องค์กรกำหนด เพื่อให้มาตรการที่ใช้มีความทันสมัย ต่อเนื่อง และมีประสิทธิภาพ
(4) ข้อมูลรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)
องค์กรที่เข้าร่วมโครงการ AEO program นี้ จะต้องดำเนินการประเมินความเสี่ยงด้านการรักษาความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจของตน รวมถึงธุรกิจที่เกี่ยวข้องดังนี้
ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้า (Manufacturers/ Suppliers)
ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้า โดยปกติ จะเป็นหน่วยงานเริ่มต้นของเครือข่ายการเคลื่อนย้ายสินค้าทั้งหมด วัตถุดิบและสินค้าที่มาจากโรงงานเหล่านี้จะต้องมีเอกสารกำกับที่ถูกต้องตั้งแต่แรกเริ่ม เพื่อป้องกันความผิดพลาดของข้อมูล และลดขั้นตอนการตรวจสอบรายละเอียดในภายหลัง ดังนั้น การจัดทำบัญชีสินค้าที่ถูกต้อง การบรรจุหีบห่อที่มิดชิดแน่นหนา และการจัดส่งเอกสารที่ชัดเจน จะช่วยให้ผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้าสามารถจัดส่งสินค้าให้กับผู้รับสินค้าลำดับต่อ ๆ ไปได้อย่างปลอดภัย
ผู้ประกอบการโรงพักสินค้า และเจ้าของโรงพักสินค้า
ผู้ประกอบการโรงพักสินค้าและเจ้าของโรงพักสินค้า จะเป็นผู้ได้รับมอบสินค้าจากผู้ผลิตหรือผู้จัดหาสินค้า เพื่อทำการเก็บรักษาและส่งต่อให้กับผู้รับสินค้าลำดับต่อ ๆ ไป ดังนั้น ผู้ประกอบการโรงพักสินค้า และเจ้าของโรงพักสินค้าจะต้องมีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถตรวจสอบสินค้าทั้งการนำเข้ามาและการจัดเก็บ ตลอดจนสามารถจัดส่งข้อมูลให้กับผู้รับสินค้าลำดับต่อ ๆ ไปได้ทันที นอกจากนี้ โรงพักสินค้าจะต้องมีระบบการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ แสดงให้เห็นว่าสินค้าที่เก็บรักษาไว้มีความปลอดภัย
ผู้ประกอบการขนส่ง
ผู้ประกอบการขนส่งมีความรับผิดชอบหลักในการขนส่งสินค้าจากจุดหน่ึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง ดังนั้น ผู้ประกอบการขนส่งจะต้องมีมาตรการในการป้องกันมิให้ยานพาหนะที่ใช้ในการขนส่งถูกปล้นหรือถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด อีกทั้งจะต้องมีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถควบคุม และติดตามสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างความมั่นใจว่าสินค้าที่บรรทุกไปกับยานพาหนะนั้น จะไม่ถูกสับเปลี่ยนหรือทำลาย
ผู้ประกอบการท่า
ผู้ประกอบการท่า มีความรับผิดชอบหลักในการดูแลสินค้าและคอนเทนเนอร์ ทั้งก่อนที่จะนำขึ้นเครื่องบินหรือยานพาหนะอื่น และภายหลังจากที่นำสินค้าและคอนเทนเนอร์ลงจากเครื่องบินหรือยานพาหนะแล้ว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากท่าจอดนี้เป็นจุดสุดท้ายก่อนการนำสินค้าออก และเป็นจุดแรกเมื่อสินค้าเดินทางมาถึง ดังนั้น อาคารและสถานที่ที่ใช้ในการจัดเก็บสินค้าและคอนเทนเนอร์ จึงควรมีระบบการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพและเชื่อถือได้
ผู้ประกอบการขนส่งทางเรือ/อากาศยาน/ทางบก
ผู้ประกอบการขนส่งทางเรือ/อากาศยาน/ทางบก มีความรับผิดชอบหลักในการขนส่งสินค้าจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง ดังนั้น จึงควรมีมาตรการเพื่อป้องกันมิให้ยานพาหนะถูกปล้นหรือถูกสับเปลี่ยนระหว่างการเดินทาง ผู้ประกอบการควรจะมีระบบการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถควบคุมและติดตามสินค้าที่ไปกับยานพาหนะนั้น นอกจากนี้ ผู้ประกอบการควรจะสร้างความมั่นใจว่ายานพาหนะของตน รวมทั้งสินค้าบนยานพาหนะจะไม่ถูกสับเปลี่ยนหรือทำลายได้
องค์กรที่เข้าร่วมโครงการจะต้องจัดทำรายงานสรุปขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงในด้านการรักษาความปลอดภัย ทั้งนี้ ควรมีรายละเอียดครอบคลุมเรื่องดังต่อไปนี้
(1) แผนภูมิแสดงลำดับขั้นตอน (Flow chart) ในการประเมินความเสี่ยง
(2) การระบุความเสี่ยงและจุดอ่อนด้านความปลอดภัย หลังจากที่ได้ดำเนินการประเมินความเสี่ยงแล้ว
(3) มาตรการต่างๆที่นำมาใช้เพื่อลดความเสี่ยงและจุดอ่อนนั้น ๆ
(4) การประเมินความเสี่ยงได้เริ่มดำเนินการเมื่อใด
(5) บุคคลหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบในเรื่องการประเมินความเสี่ยง และ
(6) ข้อมูลรายละเอียดอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
3. มาตรการรักษาความปลอดภัย
องค์กรที่เข้าร่วมโครงการ AEO program จะต้องจัดทำมาตรการรักษาความปลอดภัย ซึ่งมีองค์ประกอบสำคัญ 8 ด้าน ดังนี้
(1) ความปลอดภัยในการเข้า-ออกอาคารสถานที่
(2) ความปลอดภัยในส่วนที่เกี่ยวกับพนักงาน
(3) ความปลอดภัยในส่วนของพันธมิตรทางธุรกิจ
(4) ความปลอดภัยในส่วนที่เกี่ยวกับสินค้า
(5) ความปลอดภัยสำหรับยานพาหนะขนส่งสินค้า
(6) ความปลอดภัยทางด้านข้อมูล และระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของหน่วยงาน
(7) ระบบการตรวจสอบและสืบสวนเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น และ
(8) ระบบการจัดการเมื่อเกิดวิกฤตการณ์และแนวทางดำเนินการแก้ไข
มาตรการรักษาความปลอดภัยที่จัดทำขึ้นจะต้องระบุรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ รวมถึงจัดส่งเอกสารอ้างอิงประกอบรายงาน อาทิ คู่มือการปฏิบัติงานที่อธิบายถึงมาตรการรักษาความปลอดภัยต่างๆ
ในกรณีที่มิได้มีมาตรการรักษาความปลอดภัยในด้านใดด้านหนึ่ง หรือหลายด้านดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น กรุณาระบุเหตุผลว่าทำไมจึงมิได้กำหนดไว้ และหากองค์กรได้กำหนดมาตรการแตกต่างจากที่ระบุไว้ ขอให้จัดทำรายละเอียดมาตรการดังกล่าวที่แตกต่างไว้ในรายงานด้วย
มาตรการรักษาความปลอดภัยในกรณีมีหลายสถานที่หรือหลายสาขา และสถานที่หรือสาขานั้นมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แตกต่างออกไปค่อนข้างมาก จะต้องจัดทำรายงานมาตรการรักษาความปลอดภัยแยกไว้ด้วย
ท่านผู้ส่งออกเริ่มเครียดแล้ว ซิครับ ไว้อ่านต่อในฉบับต่อไป สวัสดีครับ
นายวิชัย จงธนพิพัฒน์(หยก แสง ตะวัน)
e-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
